A R Q U I V O
O Arquivo, segundo Solon Buck, Arquivista dos EUA “é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.
O Arquivo da Câmara Municipal de Itaboraí funcionará como o guardião das informações ali existentes. O acervo é composto basicamente por documentos textuais que além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma. Também, é possível, encontrar registro de informações em outros suportes (iconográfico e audiovisual).
Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores, São finalidades do Arquivo da CMI:
– Guardar os documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
– Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
– Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas;
Para alcançar estes objetivos a CMI conta com pessoal qualificado e em número suficiente; prepara instalações em local apropriado; materiais adequados; utilização de sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; e. com a adoção de normas de funcionamento.
A importância do arquivo para a CMI está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.